Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
DataPrism Intelligence UG (haftungsbeschränkt) i.G.
Zum Jägerhof 2
40724 Hilden
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer: Marius Fahrenholz
Telefon: +49 176 64 78 44 49
E-Mail: info@data-prism.de
Registergericht: Amtsgericht Wuppertal
Registernummer: HRB [folgt]

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, Inhalte und Leistungen erforderlich ist.
(2) Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 DSGVO (Einwilligung, Vertragserfüllung, rechtliche Verpflichtung, berechtigtes Interesse).
(3) Eine Weitergabe erfolgt nur bei Vorliegen einer entsprechenden Rechtsgrundlage.
(4) Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Bereitstellung der Website und Logfiles
(1) Bei Nutzung der Website erheben wir automatisch:
– IP-Adresse
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs
– URL der abgerufenen Seite
– Referrer-URL
– Browsertyp und Version
(2) Speicherung erfolgt in Logfiles für max. 7 Tage.
(3) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Stabilität, Sicherheit und Missbrauchsvermeidung).

4. Cookies und Tracking
(1) Unsere Website verwendet Cookies.
Notwendige Cookies (z. B. für Session-Management, Consent-Banner) – Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Analyse- und Marketing-Cookies (z. B. Matomo, Google Analytics, LinkedIn Insight Tag) – Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
(2) Die Einwilligung erfolgt über unser Cookie-Banner und kann jederzeit über den Cookie-Manager widerrufen werden.
(3) Speicherdauer:
– Session-Cookies: bis Sitzungsende
– Analyse-Cookies: max. 24 Monate

5. Kontaktaufnahme
(1) Bei Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage.
(2) Rechtsgrundlage:
– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Vertragserfüllung),
– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Bearbeitung von Anfragen).
(3) Speicherdauer: bis Abschluss der Anfrage; gesetzliche Archivierungspflichten bleiben unberührt (regelmäßig 6–10 Jahre).

6. Dienstleistungen (Research & Beratung)
(1) Im Rahmen unserer Dienstleistungen (z. B. Reports, Markt- und Wettbewerbsanalysen, KI-gestützte Signalverarbeitung) verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
(2) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
(3) Verarbeitung im Auftrag des Kunden erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
(4) Daten aus öffentlichen oder Drittquellen werden nur unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben einbezogen.

7. Einsatz von KI-gestützten Technologien
(1) Wir nutzen KI-Technologien (z. B. Natural Language Processing, semantische Suche, Large Language Models) zur Datenanalyse.
(2) Soweit dabei personenbezogene Daten betroffen sind, erfolgt dies nur auf Grundlage von Art. 6 DSGVO oder einer Einwilligung.
(3) Externe Anbieter:
– Microsoft Azure (Deutschland/EU),
– OpenAI (USA) – Übermittlung auf Basis EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln (SCC).
(4) Daten werden nach Möglichkeit pseudonymisiert oder anonymisiert.
(5) Profiling i.S.d. Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Weitergabe an Dritte
(1) Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn:
– Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
– gesetzliche Pflicht besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
– Einwilligung vorliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
– berechtigtes Interesse besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
(2) Kategorien von Empfängern: Hosting-Provider, IT-Dienstleister, Analyse-/Marketing-Tools, Cloud-Anbieter.
(3) Bei Drittlandübermittlungen achten wir auf geeignete Garantien (SCC, EU-US DPF).

9. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht auf:
– Auskunft (Art. 15 DSGVO),
– Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
– Löschung (Art. 17 DSGVO),
– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
– Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
– Widerspruch (Art. 21 DSGVO),
– Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Ihre Anfrage beantworten wir unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.
Kontakt: info@data-prism.de

10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
Für uns zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

11. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nach folgenden Fristen gelöscht:
– Logfiles: 7 Tage
– Kontaktanfragen: nach Abschluss, spätestens 6 Monate
– Vertrags-/Abrechnungsdaten: 10 Jahre (Handels- und Steuerrecht)
– Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens

12. Sicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein:
– SSL-/TLS-Verschlüsselung,
– Zugriffsbeschränkungen nach dem „Need-to-know“-Prinzip,
– regelmäßige Datensicherungen,
– Pseudonymisierung/Anonymisierung,
– Mitarbeiterschulungen.

13. Aktualität
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand: September 2025).
Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit unter www.data-prims.de/datenschutzerklaerung abrufbar.